Databehandleravtale

Butikken – virksomheten som har opprettet kundeklubben – er behandlingsansvarlig for opplysningene om medlemmene i kundeklubben sin.

Wavy AS (org.nr. 928 635 015), som leverer Tikke, er databehandler. Vi behandler opplysningene om medlemmene bare på vegne av butikken.

For butikkens egne brukere (eiere og ansatte som logger inn) og for faktureringen er Wavy AS behandlingsansvarlig. Det står i personvernerklæringen, ikke i denne avtalen.

Avtalen er en del av vilkårene og godtas sammen med dem. Står det noe ulikt om personopplysninger i vilkårene og her, gjelder denne avtalen.

Formålet er å levere kundeklubben: medlemskap og medlemskort (også i Apple Wallet og Google Wallet), registrering av kjøp og retur, opptjening og bruk av bonus, stempler og andre belønninger, historikk for medlemmet og butikken, rapporter og avregning mellom selskaper, innlogging med engangskode på SMS, og markedsføring fra butikken til medlemmer som har samtykket.

De registrerte er medlemmene i butikkens kundeklubb.

Opplysningene er fornavn, etternavn og e-post (bare når medlemmet oppgir dem), mobilnummer (ikke for medlemskort uten telefonnummer), medlemskode, kjøpsbeløp, dato og butikk, opptjente og brukte belønninger og saldo, samtykker med tekst og tidspunkt, og tekniske opplysninger (innloggingsøkter og begrensede logger). Vi behandler ikke særlige kategorier av personopplysninger, og uten kassekobling registrerer vi ikke hvilke varer medlemmet har kjøpt (med kassekobling, se tillegget om kassedata).

Behandlingen er innsamling ved innmelding og i kassen, lagring, beregning, visning for butikkens ansatte og for medlemmet, utsending av engangskoder og e-post, oppdatering av Wallet-kort, retting, utlevering til medlemmet og sletting.

Avtalen gjelder så lenge butikken bruker Tikke, og deretter til opplysningene er slettet eller levert tilbake (se Når avtalen er over).

• Vi behandler opplysningene bare etter dokumenterte instrukser fra butikken: denne avtalen, vilkårene, innstillingene butikken velger i Tikke (for eksempel belønning, utløp og markedsføring) og skriftlige instrukser fra butikken. Det gjelder også overføring til land utenfor EU/EØS.
• Krever lov at vi behandler opplysningene på en annen måte, sier vi fra til butikken først, med mindre loven forbyr det.
• Mener vi at en instruks er i strid med personvernregelverket, sier vi fra med en gang.
• Vi bruker ikke opplysningene om medlemmene til egne formål, og vi selger dem ikke.

Bare personer som trenger det for å drive, støtte eller feilsøke tjenesten, får tilgang til opplysningene, og de har taushetsplikt etter avtale eller lov. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er over.

Vi har tiltak som gir et sikkerhetsnivå som passer risikoen (artikkel 32), blant annet:

• kryptert trafikk, og lagring hos en leverandør i EU som krypterer lagrede data,
• tilgangsstyring i databasen: hver kundeklubb ser bare sine egne medlemmer, og en ansatt ser bare det rollen gir tilgang til,
• engangskoder, innloggingsøkter og den personlige lenken på medlemskortet lagres ikke i klartekst, og telefon og e-post fra kassasystemet lagres bare som en kode,
• QR-koden på medlemskortet inneholder ingen personopplysninger og ingen saldo.

Butikken sørger for at hver ansatt har sin egen innlogging, og for hvem som får tilgang (vilkårene).

Butikken godkjenner at vi bruker disse underdatabehandlerne:

• Supabase

  Hva de gjør

  Database, lagring og innlogging

  Hvor

  EU

• Vercel

  Hva de gjør

  Drift av nettsidene

  Hvor

  EU/USA

• Stripe

  Hva de gjør

  Betaling av butikkens abonnement (ikke medlemsdata)

  Hvor

  EU/USA

• Resend

  Hva de gjør

  Utsending av e-post

  Hvor

  EU/USA

• GatewayAPI (ONLINECITY.IO ApS, Danmark)

  Hva de gjør

  Sender engangskoder på SMS ved innmelding og innlogging; får telefonnummer og meldingstekst

  Hvor

  EU/EØS

Legger et medlem kortet i Apple Wallet eller Google Wallet, sendes kortets innhold (kundeklubbens navn, saldo, medlemskode og en personlig lenke til medlemssiden) til Apple eller Google, som viser og oppdaterer kortet. Det skjer etter medlemmets eget valg og etter deres vilkår.

• Vi pålegger underdatabehandlerne de samme pliktene om personvern som i denne avtalen, og vi er ansvarlige overfor butikken for at de oppfyller dem.
• Nye eller byttede underdatabehandlere varsler vi på e-post til eieren minst 30 dager før de tas i bruk. Butikken kan protestere. Blir vi ikke enige, kan butikken si opp avtalen før endringen gjelder.
• Overføring ut av EU/EØS skjer bare med gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser eller EU–US Data Privacy Framework.

Medlemmene kan selv laste ned opplysningene sine, rette navnet, endre samtykke, melde seg ut og slette kontoen på Mine kundeklubber → Profil (medlemskort uten telefonnummer: på kortsiden).

Får vi en henvendelse fra et medlem som gjelder butikkens kundeklubb, sender vi den videre til butikken uten ugrunnet opphold, og vi hjelper butikken med å svare innen fristene i artikkel 12–23.

Vi varsler butikken uten ugrunnet opphold, og senest 48 timer etter at vi ble kjent med et brudd som gjelder medlemmene i kundeklubben, så butikken kan melde fra til Datatilsynet innen 72 timer når det trengs.

Varselet sier så langt vi vet hva som har skjedd, hvilke og omtrent hvor mange medlemmer og opplysninger det gjelder, sannsynlige konsekvenser, hva vi har gjort og vil gjøre, og hvem butikken kan kontakte. Det vi ikke vet med en gang, sender vi så snart vi vet det. Vi dokumenterer bruddet og hjelper butikken med å varsle medlemmene når det trengs (artikkel 33 og 34).

Vi hjelper butikken, ut fra det vi vet om behandlingen, med sikkerheten (artikkel 32), vurderinger av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøftinger med Datatilsynet (artikkel 35 og 36).

• Før avtalen slutter, og i 90 dager etter, kan butikken be om å få medlemslisten (navn, mobilnummer, e-post, saldo og samtykker) i et vanlig filformat, for eksempel for å innfri medlemmenes saldo på en annen måte. Skriv til hei@tikke.no.
• Etter at avtalen er over, står kundeklubben på pause i 90 dager: medlemmenes saldo står på vent, og ingenting utløper. Starter butikken igjen innen da, er alt som før.
• Når de 90 dagene er over, sletter eller anonymiserer vi opplysningene om medlemskapene i kundeklubben uten ugrunnet opphold, også hos underdatabehandlerne. Kopier i sikkerhetskopier forsvinner når kopiene går ut.
• Det lov krever at vi tar vare på (for eksempel kjøps- og bonustransaksjoner som regnskapsdata), beholder vi bare så lenge loven krever, uten opplysninger som identifiserer medlemmene, og bruker det ikke til noe annet.

Vi gjør tilgjengelig det butikken trenger for å vise at pliktene i artikkel 28 er oppfylt, og gir adgang til revisjon og inspeksjon utført av butikken eller en uavhengig revisor butikken velger. Revisjonen varsles minst 30 dager før, skjer høyst én gang i året (med mindre det har vært et brudd eller Datatilsynet krever det), og revisoren har taushetsplikt. Hver part dekker sine egne kostnader.

Tillegget gjelder når butikken har slått på kassekoblingen mot Front (pakken Pluss).

• For hvert salg sender kassasystemet oss beløp, tidspunkt, butikk, varer (navn og varegruppe), rabatt og kunden som er lagt på salget.
• Telefon og e-post – også for kunder som ikke er medlemmer – lagres bare som en kode. Kassasystemets felt for kundens og de ansattes navn, kortnummer og terminalkvittering lagres aldri, og fritekst i kommentaren lagres maskert.
• Formålet er å gi medlemmene bonus for kjøpene, trekke bonus som er brukt som rabatt i kassasystemet, og vise butikken salg som ikke stemmer. Varene på kjøpet (navn og varegruppe) lagres med salget, så butikken kan rette feil i bonusen; de brukes ikke til markedsføring eller profilering.
• Salgene slettes etter 13 måneder, og en pseudonymisert kopi av hvert salg etter 90 dager.
• Butikken har ansvaret for at det er grunnlag for å sende salgene til oss, og for å informere kundene. Kassasystemet er butikkens egen leverandør, ikke vår underdatabehandler.

Hver part er ansvarlig etter personvernforordningen artikkel 82. Mellom partene gjelder ansvarsbegrensningen i vilkårene, så langt loven tillater det.

Vesentlige endringer i avtalen varsles minst 30 dager før de gjelder, som for vilkårene. Avtalen reguleres av norsk rett. Spørsmål om avtalen kan sendes til hei@tikke.no.